Технология проведения эффективных совещаний

Совещания и рабочие встречи являются одним из основных способов организационных коммуникаций и могут занимать более 50% времени рабочей недели руководителей. И чем глобальнее задачи, поставленные перед компанией, тем актуальнее становится вопрос о повышении эффективности совещаний. Технология проведения совещаний обеспечивает минимизацию ошибок и проблем, включает в себя последовательное использование конкретных правил и процедур.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СТОИМОСТЬ
Дней 2 Физические лица 15000 руб.
Часов 16 Организации 18000 руб.
РАСПИСАНИЕ
Даты Время Скидки
10.06 - 11.06.19
пн-вт
10 - 18:00
(утро-день)
ЗАПИСАТЬСЯ
В СТОИМОСТЬ ОБУЧЕНИЯ ВХОДИТ
Проффесиональный тренер
Оборудованная уютная аудитория
Все необходимые учебные материалы
Сертификат
Кофе-брейки

СОДЕРЖАНИЕ ПРОГРАММЫ

  • Планирование совещания и целесообразность его проведения
  • Подготовка собственного месседжа, формулирование проблемы и видение итога
  • Регламент, стоимость времени и цена вопроса: сколько стоит результат совещания
  • Конструктивный и деструктивный спор: где проходит грань полезного и вредного для бизнеса
  • Отложенный эффект совещания, или почему его дорогостоящий эффект находится в руках секретаря 
  • Сущности, порождаемые совещанием

Записаться на курс:

ПОДРОБНОЕ ОПИСАНИЕ ПРОГРАММЫ


Планирование совещания и целесообразность его проведения.

  • Когда Вы собираете совещание, – точно знаете, что Вы?:
    • Удостоверились, что задачу нельзя решить в рамках парных встреч.
    • Точно уверены, что в этом случае устно лучше, чем письменно.
    • Провели предварительные консультации с участниками и сделали первые выводы.
    • Представляете, что собираетесь сказать, и почему это должны услышать все одновременно.
    • Подготовили необходимые для аргументации цифры, факты и альтернативы.
    • Уверены, что приглашаемый состав компетентен решать данный вопрос, и лично каждый тут – по делу. Понимаете, что цена задачи выше стоимости отвлечения коллег от их работы.
    • Выбрали наиболее подходящее место и время проведения.
    • Обеспечили подготовку механики и формальностей процедуры (протокол, бланки, рассылка, материалы к проблеме совещания типа роликов, фотоснимков и т.д.).

Практическое задание: в предложенном кейсе сформулировать, какую задачу и почему надо решать через вынесение на совещание, и что целесообразно предусмотреть для достижения бизнеса-результата.

Подготовка собственного месседжа, формулирование проблемы и видение итога.

  • Главное в устном сообщении – что Вы хотите провозгласить, донести, запросить или проблематизировать, и как Вы к этому подготовились? 
    • Развитие навыка сбора важной информации, построение вопросов для совещания, направленных на поиск данных, проявление «активного слушания».
    • Формирование умения за ограниченное количество времени организовать постоянный поток и предварительную обработку информации, значимой для темы совещания, ранжировать её по важности и срочности, анализируя, привлекать факты из различных источников, быстро и последовательно изучать.
    • Соблюдение этики корпоративного сотрудничества, передача информации в рамках принципа конфиденциальности и понимания информационной логистики.
    • Подготовка информации к дальнейшему использованию в ясном и удобном виде, умение на совещании быстро находить искомое, ориентироваться в изменениях.
  • Формулирование проблемы так, чтобы участники совещания однозначно понимали Ваши намерения, серьёзность задачи, важность своей роли и коллективного взаимодействия, а также не заблуждались на счёт формата результата.
  • Соотношение риторики, обоснованности, подготовки и импровизации.
  • Особенности постановки проблемы в том случае, когда и Вам непонятно, как к ней подступиться.
  • Вынесение в повестку и обсуждение наилучшей формы итога.
  • Когда требуется коллективное обсуждение, а в каких вопросах – не место демократии.
Практическое задание: осуществить подготовку собственного выступления, сформулировать проблему для состава участников, определить формат результата и указать, в каком случае стоит обратиться за видением итога к коллегам.

Регламент, стоимость времени и цена вопроса: сколько стоит результат совещания.

  • Как прийти к оптимальному итогу с минимальными издержками и почему формат «поговорили – разошлись» дорог даже для очень устойчивых компаний.
  • Главное в модерации совещания – овладеть технологией, задавая вопросы, управлять ходом обсуждения, при выборе аргументов учитывать мнения других сторон и общую ситуацию, строить обсуждение с позиции партнёрства, стремления прийти к взаимовыгодному результату.
  • Реализация поведенческой «модели присоединения и ведения» как способности к действиям, согласованным с другими участниками общего процесса.
  • Умение балансировать между позитивной напряжённостью, чтобы совещание не превратилось в благодушное соглашательство, и гарантией от перехода на личности во избежание скатывания в плоскость конфликта.
  • Транслирование потребности в слаженности работы команды (в том числе, в ущерб собственным интересам), особенно в части коллективной ответственности.
  • Повышение ориентации коллег и подчинённых на соблюдение взятых на себя обязательств, готовность отдавать кому-либо отчёт в своих действиях, поступках.
  • Навык конвертировать стремление сотрудника быть полноправным членом команды в труд (а не самый громкий голос на совещании) через внесение ощутимого вклада в её работу, даже если не все собственные идеи приняты на совещании и разработаны.
  • Почему в ряде случаев восприятие успеха важно, прежде всего, как результата коллективного труда.
  • Как развить у коллег психологическую установку на «звеньевую надёжность» как умение в точности исполнять предписания совещания, чётко соблюдая оговорённые сроки, и самостоятельно оценить степень завершённости дела и адекватности, поставленной ранее цели.
  • Навык подстраиваться к проявлениям инокультурного контекста и учитывать различные национальные среды на совещании.
  • Надёжность простых работающих методов повестки, лимита выступлений и протоколов.
  • Выработка правил ведения совещаний по методу исключения в части неприятия заявлений без фактов, обвинений без доказательств, альтернатив без расчётов и т.д.
  • Выделение в особый жанр совещаний на основе слухов (например, когда это угрожает компании).
Практическое задание: осуществить расчёт стоимости совещания с известным составом топов кейса и формированием чёткого видения, чего Вы ожидаете за эти деньги

Конструктивный и деструктивный спор: где проходит грань полезного и вредного для бизнеса.

  • Как заставить проявить себя тех, кто пришёл «отсиживаться и отмалчиваться».
  • Определение зоны ответственности в части предмета обсуждения, и что делать, когда ответственность стыковая для разных интересантов (как чаще всего и бывает).
  • Что делать, если именно на совещании становится ясно, что достичь результата мешают институциональные основания (например, «конфликты» систем мотивации сторон, стимулирующие негармоничные действия, противоречивые правила и т.д.).
  • Как вести совещание при недостатке необходимой информации и/или оспаривании её достоверности.
  • Если стороны не могут не переходить на личности: как строить работу на совещании.
  • Что из аргументов можно и нужно предвидеть, и как, тем самым, купировать частые сценарии конфликтов, тормозящих бизнес.
  • Продажа идеи конструктивного совещания, или когда дружить выгодно.
  • Что требуется от третейского судьи, и какому типажу можно делегировать эту роль.
Практическое задание: осуществить расчёт стоимости совещания с известным составом топов кейса и формированием чёткого видения, чего Вы ожидаете за эти деньги

Отложенный эффект совещания, или почему его дорогостоящий эффект находится в руках секретаря.

  • Великая триада совещания: повестка → протокол → контроль исполнения.
  • Саботирование какой части обесценивает все предпринятые усилия.
  • Как «спустить на тормозах» всё, что не хочется делать, и почему прецедент прощает всё.
  • Начало с конца: почему ни одно, самое творческое совещание нельзя начинать, не подведя итоги выполнения обязательств предыдущего совещания (в том же составе).
  • Система отговорок: когда интересанты манипулируют секретарями, и почему авторитет надо «бить» авторитетом же.
  • Отделение стратегии от тактики: почему внесение в повестку или протокол стратегических задач вместо операционных является заведомой профанацией.
  • Коллективное формирование открытого табуированного списка: какого рода и масштаба задачи не могут фигурировать в документах совещания.
  • Корпоративная ценность силы договорённостей и добросовестности выполнения.
Практическое задание: коллективное, прямо на тренинге, создание проекта кодекса совещания для компании, включая начало формирования первой части списка запретов.

Сущности, порождаемые совещанием.

  • Почему важно довести до результата все вскрытые на совещании конфликты интересов.
  • Преемственность односоставных совещаний, – кто, что и как это контролирует:
    • что недопустимо, если интересант в отпуске;
    • кто и в каком режиме рассылает протокол;
    • что делать, если участники не согласны с его текстом;
    • какие цифровые инструменты значительно помогают в части достоверности;
    • под какими обязательствами участники совещания имеют право не подписываться, или в чём сила критерия;
    • что не так со сроками, если их постоянно сдвигают, или почему «вечное завтра» означает «никогда»;
    • в чём деструктив постановки заведомо невыполнимой задачи;
    • какие обязательства с совещания предполагают взаимодействия, и что здесь важно предусмотреть.
  • Сколько может быть центров ответственности за одну задачу из протокола.
  • В какой момент протокол может быть проигнорирован, и как с этим работать.
  • Как увязать обязательства из протокола с текущей деятельностью интересанта, если между ними есть хотя бы лёгкое противоречие.
  • Как продумать побудительные мотивы не отступать от протокола, когда все на него махнули рукой
Практическое задание: дополнить кодекс совещания более сложными, но всеми принятыми правилами.

Возврат к списку